Cómo una administración de fincas puede ahorrar horas con actas y documentación en PDF gracias a Actatum

Una administración de fincas vive rodeada de PDFs: actas de juntas, presupuestos de proveedores, contratos de mantenimiento, liquidaciones, comunicaciones a propietarios, certificados… Gestionar todo eso a diario lleva tiempo. Mucho tiempo. Y casi siempre se pierde en lo mismo: buscar “dónde estaba” un acuerdo, una cifra o una fecha concreta.

Actatum nace precisamente para atacar ese problema: ayudarte a recuperar horas de trabajo cada mes sin cambiar de herramienta principal, porque toda la documentación sigue en PDF, pero por fin es fácil de usar.

El día a día real: actas, juntas y consultas constantes

Cualquier administración de fincas conoce bien este escenario:

• Un vecino pregunta por una derrama aprobada hace tres años.
• Un proveedor quiere revisar qué se acordó sobre el mantenimiento del ascensor.
• El presidente de la comunidad pide confirmar qué mayoría se exigía para una obra concreta.

Normalmente, esto implica abrir una carpeta, buscar el año, localizar el acta, leerla… y repetir hasta encontrar el párrafo donde se tomó la decisión. Si además las actas antiguas están escaneadas, la cosa se complica: no se puede buscar texto y toca leer “a ojo”.

Con Actatum, este proceso cambia por completo.

Cómo ayuda Actatum a una administración de fincas

Actatum analiza los PDFs de forma local en tu propio equipo, sin subir nada a la nube, y te permite buscar dentro de ellos como si fueran documentos de texto desde el primer momento. Además, organiza la información de forma natural para tu sector.

Algunos puntos clave:

• Un espacio Actatum por cada finca:
  Puedes crear un «espacio de trabajo» en Actatum para cada comunidad de propietarios que gestionas. En ese espacio subes actas, presupuestos, contratos y toda la documentación relacionada. Todo lo de esa finca está junto y ordenado.
• Búsqueda instantánea en actas y documentos escaneados:
  Gracias a la tecnología OCR, Actatum convierte en texto buscable también las actas antiguas que solo tienes como PDF escaneado. Basta con buscar palabras como “ascensor”, “derrama”, “caldera”, “reforma” o el nombre de un proveedor, y Actatum te muestra directamente dónde aparece en cada documento.
• Sin límite de tamaño por archivo:
  Actas largas, dossieres de trabajos, presupuestos con anexos… da igual lo pesados que sean los PDFs. Actatum se ejecuta en tu equipo y no impone límites artificiales de tamaño.
• Privacidad total para datos de vecinos:
  El gran punto fuerte para una administración de fincas: Actatum procesa todos los PDFs en local. Los nombres, direcciones, cuentas bancarias y datos personales de los propietarios nunca salen de tu entorno. No se suben a servidores externos.

Un ejemplo práctico

Imagina el caso típico:

“Necesito saber qué se decidió sobre la instalación de un nuevo portero automático en 2021.”

Con el flujo tradicional, abrirías las actas de ese año, las leerías por encima y tratarías de encontrar el punto exacto. Con Actatum, solo tienes que:

1. Entrar en el espacio de trabajo correspondiente.
2. Buscar “portero automático” o “videoportero”.
3. Ver al momento en qué actas aparece y en qué contexto.

En lugar de perder 20–30 minutos, la respuesta la tienes en 20–30 segundos.

Beneficios concretos para tu despacho de administración de fincas

• ⏱ Ahorro de horas cada mes en búsqueda y revisión de documentación antigua.
• 📂 Documentación ordenada por espacio de trabajo, sin depender de carpetas infinitas.
• 🔐 Cumplimiento y tranquilidad: datos personales siempre en local, sin nube.
• 🔎 Actas antiguas útiles de nuevo gracias al OCR integrado de Actatum.

Conclusión: menos tiempo en PDFs, más tiempo con los espacios de trabajo.

El trabajo de una administración de fincas no es leer PDFs, sino gestionar comunidades y resolver problemas. Actatum se encarga de la parte pesada: encontrar, filtrar y mostrar la información importante dentro de toda esa documentación. Tú te quedas con lo que aporta valor: decidir, explicar y actuar