Cuando trabajas en una consultora o una agencia, manejar documentación de muchos clientes es parte del día a día. Informes, propuestas, contratos, documentación de proyectos, entregables… todo en PDF, con múltiples versiones y orígenes. A medida que crece el número de clientes, crece también el caos documental.
Actatum ayuda a poner orden y, sobre todo, a reducir el tiempo que dedicas a buscar información en PDFs.
El problema típico en una consultora
- Cada cliente tiene sus propios documentos, formatos y estructuras.
- Se acumulan versiones y revisiones en diferentes carpetas o hilos de email.
- Los equipos pierden tiempo preguntando “¿dónde está el último PDF de…?”.
- Responder rápido a un cliente requiere encontrar primero la información correcta.
En este contexto, el manejo de PDFs se convierte en una tarea que roba margen y energía.
Cómo Actatum encaja en este escenario
Actatum te permite estructurar el trabajo así:
- Un espacio de trabajo por cliente o proyecto:
Todos los documentos de un cliente se agrupan en un espacio Actatum. Ahí subes informes, contratos, entregables, documentación de entrada, etc.
- Búsqueda rápida dentro del conjunto de PDFs:
Necesitas encontrar una cifra, una referencia o una frase concreta usada en propuestas anteriores: Actatum te la localiza sin que tengas que abrir uno a uno los PDFs.
- OCR para documentación de cliente escaneada:
Cuando el cliente manda documentos escaneados, Actatum sigue siendo útil porque aplica OCR y hace esos PDFs buscables.
- Sin límite de tamaño:
Informes extensos y presentaciones pesadas no son un problema.
Ejemplo real
Tienes un cliente que, unos meses después de un proyecto, pregunta:
“¿Podéis recordar cuál era el escenario de costes que planteamos en la propuesta inicial?”
En vez de abrir carpetas, buscar el PDF de la propuesta, revisar todo el documento… puedes:
- Entrar en el espacio de trabajo de ese cliente en Actatum.
- Buscar “escenario de costes” o términos relacionados.
- Ir directamente al punto exacto del documento donde se explicaba.
Beneficios para consultoras y agencias
- ⏱ Menos tiempo en gestión documental, más tiempo en trabajo de valor.
- 📂 Orden natural por cliente/proyecto.
- 🔎 Reutilización rápida de información ya producida.
- 🔐 Documentación sensible siempre en local, sin nube.
Actatum te ayuda a que el crecimiento en número de clientes no se traduzca en un crecimiento de caos con PDFs.
