En muchas PYMEs, casi todo pasa por PDFs: presupuestos, facturas, contratos con proveedores, documentación técnica, ofertas a clientes, licitaciones, etc. Al principio, cuando hay pocos documentos, no parece un problema. Pero con el tiempo, encontrar “ese PDF con esa condición” se convierte en un agujero de productividad.
Actatum está pensado para que puedas seguir usando PDFs, pero sin sufrirlos.
Los dolores de una PYME con muchos PDFs
- Buscar condiciones e importes en los contratos de proveedores.
- Volver a revisar PDFs antiguos para ver qué se pactó con un cliente.
- Acumular versiones en diferentes carpetas, sin un orden claro.
- Depender de la persona que “sabe dónde está todo”.
Eso significa horas perdidas cada semana en pura gestión documental.
Actatum como herramienta diaria de la oficina
Con Actatum, puedes:
- Crear espacios de trabajo por cliente, proyecto o área (ventas, compras, operaciones…).
- Subir todos los PDFs relacionados y tenerlos agrupados.
- Buscar dentro de la documentación por palabra, importe, fecha o concepto.
- Trabajar también con PDFs escaneados gracias al OCR integrado.
Todo esto se hace en el propio equipo: Actatum procesa localmente y no sube los documentos a la nube.
Ejemplos concretos
- Necesitas saber qué plazo se pactó con un proveedor hace un año: escribes “plazo de entrega” o el nombre del proveedor y Actatum te lleva a la cláusula adecuada.
- Quieres revisar rápidamente las condiciones de una oferta enviada a un cliente meses atrás: buscas el nombre del cliente o una palabra clave y encuentras el PDF y el punto concreto.
Beneficios para una PYME
- ⏱ Ahorro de horas en tareas administrativas repetitivas.
- 📂 Mejor organización de documentación por proyectos o clientes.
- 🔐 Tranquilidad al saber que nada sale de tu equipo.
- 🔎 Más agilidad para responder a clientes y proveedores.
Actatum no exige grandes cambios de proceso: sigue habiendo PDFs, pero ahora trabajar con ellos es mucho más rápido.
