RRHH, formación y calidad conviven con una enorme cantidad de documentación interna: políticas, manuales, protocolos, procedimientos, convenios, planes de prevención, etc. Todo eso suele estar en PDFs, repartidos en carpetas o plataformas internas. El problema aparece cuando alguien necesita una parte concreta y nadie recuerda dónde estaba.
Actatum ayuda a que toda esa documentación sea realmente utilizable en el día a día.
Problemas habituales en RRHH y calidad
- Dudas recurrentes de empleados que requieren buscar en documentos largos.
- Políticas y manuales actualizados, pero difíciles de localizar.
- Documentos antiguos escaneados que no permiten buscar texto.
- Riesgo de que se use una versión desactualizada de un PDF.
Esto se traduce en tiempo que el equipo dedica a buscar, reenviar o explicar lo mismo una y otra vez.
Qué hace Actatum aquí
- Centraliza la documentación por áreas:
Puedes crear espacios de trabajo para RRHH, PRL, calidad, formación… y subir allí los PDFs correspondientes.
- Permite buscar dentro de todos esos documentos:
En lugar de abrir manuales y políticas, escribes la palabra o frase que te interesa y Actatum te lleva directamente al punto donde aparece.
- Hace útiles documentos antiguos escaneados:
Gracias al OCR, Actatum convierte esos PDFs en texto buscable.
- Garantiza privacidad:
Al tratarse de documentación interna y, muchas veces, sensible, es clave que todo el procesado se haga en local. Actatum no sube nada a la nube.
Caso práctico
Un empleado pregunta por un detalle concreto del teletrabajo, que está en una política de varias páginas. Con Actatum:
- Buscas “teletrabajo” en el espacio de RRHH.
- Ves el documento y la página donde se regulan esas condiciones.
- Respondes en minutos, sin rebuscar manualmente.
Beneficios para RRHH, formación y calidad
- ⏱ Menos tiempo resolviendo dudas que dependen de “buscar en el PDF”.
- 🔎 Mayor uso real de la documentación interna.
- 📂 Mejor organización y menos versiones perdidas.
- 🔐 Documentación sensible siempre dentro de tu entorno.
Actatum convierte tu “montón de PDFs internos” en una base de conocimiento realmente accesible.
